Les importateurs et les distributeurs ne sont pas des maillons passifs d’une chaîne d’approvisionnement en emballages. Le PPWR leur confère leurs propres obligations de vérification, de traçabilité et de coopération avant que les emballages ne soient placés ou mis à disposition sur le marché de l'Union. La question pratique n’est pas simplement de savoir si un fabricant a produit une déclaration. Il s'agit de savoir si l'opérateur peut vérifier les bonnes preuves, les relier à l'emballage et les récupérer lorsqu'on le leur demande.
Commencez par identifier le rôle
Un importateur place sur le marché de l'Union des emballages provenant d'un pays tiers. Un distributeur met à disposition des emballages après leur mise sur le marché. La distinction est importante car l’importateur supporte une charge plus lourde de vérification et de conservation des dossiers.
Cartographiez la chaîne contractuelle, le rôle des douanes, le transfert de titre et les flux physiques. Un prestataire logistique qui dédouane les marchandises, paie la TVA à l’importation, en prend la propriété et les revend peut faire plus que de la logistique. Le rôle juridique suit la transaction et non le label utilisé dans la liste des fournisseurs.
Ce qu'un importateur doit vérifier
Avant de mettre un emballage sur le marché, l'importateur doit s'assurer que le fabricant a effectué la procédure d'évaluation de la conformité applicable et préparé la documentation technique et la déclaration UE de conformité. L'importateur doit également vérifier les informations d'identification et de traçabilité du fabricant et s'assurer que les documents requis accompagnent l'emballage, le cas échéant.
La vérification doit être documentée. Une liste de contrôle indiquant « DoC reçu » n'est pas suffisante si elle n'identifie pas le type d'emballage, la version du document, le fabricant responsable et les preuves examinées.
Ce qui appartient au fichier de l'importateur
Le dossier de l'importateur doit relier l'envoi commercial aux preuves d'emballage. Conserver au minimum l'identité du fabricant, l'identifiant du type d'emballage, la référence et la version de la déclaration, l'emplacement de la documentation technique, les preuves des contrôles effectués et toute correspondance utilisée pour combler les lacunes.
L'importateur doit conserver la déclaration correspondante et être en mesure de mettre la documentation technique à la disposition des autorités pendant la période de conservation requise. Le modèle opérationnel a donc besoin d'un moyen de récupération fiable, même lorsque le dossier technique complet reste chez le fabricant.
La demande d'information est opérationnelle et non théorique
Lorsqu'une autorité demande des informations, le délai de réponse peut être court. L’exigence de coopération de dix jours signifie que la propriété de la réponse doit être claire avant l’arrivée d’une demande. Document où se trouve le dossier, qui peut l'obtenir auprès du fabricant et qui est autorisé à communiquer avec l'autorité.
La promesse d’un fournisseur de fournir des documents ultérieurement n’est pas la même chose qu’un processus de récupération fonctionnel. Testez l’itinéraire avec un type d’emballage avant de vous y fier dans l’ensemble du portefeuille.
Chèques distributeurs
Un distributeur doit agir avec diligence et vérifier les marquages, identifiants et documents requis avant de mettre à disposition des emballages. Si le distributeur a des raisons de croire que l’emballage n’est pas conforme, il ne doit pas continuer à le mettre à disposition jusqu’à ce que le problème soit corrigé.
Le contrôle doit être proportionné mais réel. Il doit identifier ce qui a été examiné, l'emballage couvert et la personne responsable de la décision. Des règles d'escalade sont nécessaires en cas de déclarations manquantes, d'identités incohérentes ou de preuves ne correspondant pas à l'emballage fourni.
Les emballages de marque propre peuvent changer le rôle
Un importateur ou un distributeur peut devenir fabricant lorsque l'emballage est mis sur le marché sous son propre nom ou sa propre marque, ou lorsqu'il est modifié d'une manière susceptible d'affecter la conformité. Cela change la tâche de la vérification du travail d'un autre fabricant à l'exécution directe des tâches du fabricant.
Les portefeuilles de marques privées et de marques propres nécessitent donc une évaluation de rôle distincte. Ne présumez pas que l'achat d'un format d'emballage fini laisse le fournisseur en tant que fabricant si l'emballage est commercialisé sous votre identité ou si sa conception est contrôlée par vous.
Non-conformité et actions correctives
Si un importateur ou un distributeur identifie une non-conformité, il doit arrêter l'activité de placement ou de mise à disposition concernée, documenter le problème et travailler avec le fabricant et les autres opérateurs sur des mesures correctives. Les autorités peuvent également exiger des informations, des mesures correctives, un retrait ou un rappel selon les circonstances.
La défense pratique est une piste de décision claire : ce qui était connu, quand cela a été connu, ce qui a été arrêté, qui a été informé et comment l'affaire a été close.
Une liste de contrôle de préparation réalisable
- Nommez l’importateur et le distributeur pour chaque itinéraire de marché.
- Reliez chaque type d’emballage à son fabricant et à sa déclaration.
- Enregistrer les contrôles effectués avant la mise en place ou la mise à disposition des emballages.
- Documentez où se trouve le dossier technique et comment il sera récupéré.
- Attribuez la propriété des demandes d’autorité et du délai de réponse dans les dix jours.
- Évaluez séparément les emballages de marque propre et modifiés pour déterminer le statut de fabricant.
- Définir le processus d'arrêt, d'escalade et d'action corrective en cas de preuves manquantes ou incohérentes.
Le fichier d’importateur ou de distributeur le plus important n’est pas le plus volumineux. C'est celui qui prouve que les bons contrôles ont bien été effectués, identifie l'opérateur économique responsable et récupère les justificatifs sans improvisation.